Stratégie
La stratégie se fait en plusieurs étapes, en commençant par le sourcing auprès
de nos partenaires, puis la conception de votre projet et la négociation avec les différents acteurs de votre événement. S’ensuit une réflexion stratégique par notre agence, autour de votre événement et un fil rouge qui lui permet de se développer de manière homogène.
- Sourcing : Cette étape implique l’identification et la sélection des partenaires, fournisseurs ou prestataires de services nécessaires à la réalisation de votre événement. Cela peut inclure la recherche de lieux, de fournisseurs de matériel, de services traiteur, etc. Le but est de trouver des partenaires fiables et de qualité qui répondent à vos besoins et à vos exigences.
- Réflexion : Une fois que les partenaires sont sélectionnés, une réflexion stratégique est menée autour de votre événement. Cela peut comprendre l’analyse de vos objectifs, du public cible, des tendances du marché, etc. L’objectif est de définir une vision claire de l’événement et de concevoir un concept qui soit en accord avec vos objectifs et votre identité de marque.
- Budgétisation : Une fois que le concept de l’événement est défini, il est important d’établir un budget détaillé pour toutes les dépenses prévues. Cela inclut les coûts de location de lieu, de matériel, de services, de personnel, de marketing, etc. La budgétisation permet de s’assurer que les ressources financières sont allouées de manière efficace et que les dépenses restent sous contrôle tout au long du processus.
- Suivi Administratif : Pendant la phase de préparation de l’événement, il est essentiel de suivre de près tous les aspects administratifs. Cela peut inclure la gestion des contrats avec les fournisseurs, la coordination des calendriers, la gestion des autorisations et des permis, la gestion des réservations et des inscriptions, etc. Un suivi administratif rigoureux garantit que toutes les étapes sont exécutées correctement et dans les délais impartis, ce qui contribue au bon déroulement de l’événement.
Production :
Le jour de l’événement, nous accueillons les divers prestataires de services pour l’installation et nous coordonnons étroitement l’ensemble des opérations avec eux, assurant ainsi un point de contact central tant pour vous que pour nos partenaires.
Nous supervisons également le démontage de l’événement, dès la fin de celui-ci ou le jour suivant. De plus, nous prévoyons toujours un plan de secours en cas d’imprévus, comme des conditions météorologiques défavorables, afin de garantir le bon déroulement de l’événement.
- Rétroplanning : Le rétroplanning est un outil de gestion de projet qui consiste à établir une séquence chronologique inverse des tâches à réaliser pour atteindre un objectif donné, dans ce cas, la réalisation de l’événement. En commençant par la date de l’événement et en remontant dans le temps, le rétroplanning identifie les différentes étapes clés et les délais nécessaires pour les accomplir. Cela permet de planifier efficacement les activités à venir, de répartir les responsabilités et de s’assurer que toutes les tâches sont effectuées en temps voulu.
- Suivi : Le suivi consiste à surveiller et à évaluer régulièrement l’avancement de la planification et de la mise en œuvre de l’événement. Cela implique de rester en contact avec les différents prestataires, de vérifier que les tâches sont effectuées selon les délais prévus, de résoudre les problèmes éventuels et d’assurer la cohérence globale du projet. Un suivi efficace permet de s’assurer que l’événement progresse conformément au plan établi et de prendre des mesures correctives si nécessaire pour garantir sa réussite.
- Conception de l’événement : La conception de l’événement consiste à élaborer un plan détaillé qui définit tous les aspects de l’événement, y compris son objectif, son thème, son format, son lieu, son programme, ses activités, son budget, sa promotion, etc. Cette phase nécessite une réflexion créative et stratégique pour concevoir un événement qui répond aux besoins et aux attentes du public cible tout en atteignant les objectifs fixés par l’organisateur. Une fois la conception établie, elle sert de guide pour la planification et la mise en œuvre de l’événement, en veillant à ce que tous les éléments soient coordonnés de manière cohérente et harmonieuse.